一年多的GTD和自我管理之路（上）

前言：GTD的目的和意义

写这篇GTD总结的初衷——分享是更好的学习

接触GTD有一年多的时间，看了一些时间管理方面的书、用过一些GTD软件，然后通过研究一些GTD牛人的文章和分享，开始尝试通过日常的任务和时间管理，逐步平衡自己工作和生活的状态，去更好的专注和执行。经历过那些彷徨的日子，拨开一层层的迷雾才慢慢找到自己，我有很多大大小小的梦想，我想在GTD的帮助下，去实践并完成它们。

你觉得这个世界上不可能的事情，是因为你没有试着去做。

这篇总结，一是想把自己一年多的GTD实践经历梳理一下，二是因为分享是最好的学习，通过分享促进自己更加深入的思考。如果这篇总结里面有内容能给看的人带来一点帮助，就最好不过了。

以前的状态

刚毕业工作那会，压力很大。

一是工作上的事情压得自己喘不过气，不知道怎么合理的安排自己的时间，同时苦于自己喜欢拖延的工作习惯，经常在强迫性的担心与焦虑中，浪费掉大量的时间和精力；

二是业余时间自己制定的个人提升计划，往往坚持不多久便会搁置，然后陷入重新制定计划，不久又会搁置的死循环。

这种状态差不多持续了1年的时间。

选择GTD进行高效工作和生活的意义

Asian Efficiency的Thanh文章中有句话：

From my studies of the brain, I know that I want to free up as many resources as possible so my brain can excel at full capacity for thinking, focus and decision making.

简单来说，就是想把大脑尽可能的从过多的信息中脱离出来，做事靠系统，有更多精力专注在执行和思考上。也是《小强升职记》里面“心如止水”状态的第一步。

最开始了解GTD是在13年的时候，当时一度很迷恋这个概念，甚至超出GTD对自己当时的工作状况可能带来的帮助。因为本身我自己是一个特别怕麻烦的人，尤其是当某段时间工作和生活乱成一团糟的时候，战战兢抓住GTD的稻草，希望能成为高效去生活和工作的人。

看过《小强升职记》和褪墨上一些文章之后，开始进行工具的选择。

当时用的是Android手机，着实费了好大的精力（→_→ Android重度选择困难症患者），不是选择太多，而是因为当时自以为比较渣的体验，没有一款让自己觉得最牛逼的App。

试用过Any Do、Doit.im、Google日历、Wunderlist等众多软件，结果最后陷入不停更换软件的怪异节奏。现在看来，其实有些软件都不错，比如国内比较火的Doit.im，还有平台兼容性很好的Wunderlist，不过因为我自己在使用的时候精力很难集中，一直不习惯使用。

后来换了iOS平台很快选择了Omnifocus直到现在。我始终认为，一款好的App是能让你在使用时感受不到它的存在，而又能切实的给你便利。

GTD流程的一些理解

收集

作为GTD流程的第一步，我对收集的理解是：把每一个新的工作任务、想法以及资料收集到个人的Inbox里面，而不是像以前那样选择存到脑子里或者不利于整理的纸质笔记本上。

目前常用的的收集箱有几个：

1）iPhone上Omnifocus的Inbox。

参照毒龙的程序人生，对我的Homescreen做了优化，把Omnifocus和效率的文件夹放到Dock栏。这样很方便利用Omnifocus的Inbox进行任务收集，也是我现在主要的任务收集Inbox。每天晚间仪式的时候按时清空所有的任务。

iPhone上Omnifocus的Inbox

2）便签。

主要用于日常工作执行中的任务收集，便签在手边，可以随时拿来记录任务，然后下班前，从PC端手动输入或者发送邮件到Omnifocus的Inbox。

3）电脑的Inbox文件夹。

电脑的Inbox主要是用于存放日常工作和学习电子资料，以及一些暂时性的文件。这个文件夹在金山快盘里面实时和服务器进行网络同步，方便个人PC+工作PC和手机资料文件的协作管理。周回顾的时候按时清空。

4）Evernote的Inbox。

用于存放平时的一些突然冒出来的和写作或总结有关的想法，因为不是可执行的任务，所以也放到里面，周回顾的时候清空。

组织/处理

组织/处理的主要内容是，根据自己的价值判断和目标，给每一个任务分配对应的项目、上下文以及开始和截止时间。这样给自己做出承诺，可以确保自己不会有遗漏或拖延的借口。另一方面，我自己对待每一个行动的态度，也从开始的债主催债般被动，逐渐开始主动的去执行跟进。

这一步是每天晚间仪式的时候，在Mac虚拟机上的Omnifocus中进行，对第二天的Todo List做旗标标记。

关于项目（Project）和上下文（Context）的设置，当时主要参照Oceannagirl的文章。在后面的自我管理系统部分会介绍一下。

Omnifocus项目管理

检视/回顾

检视和回顾，是保证整个GTD流程顺利运转最核心的步骤。

检视是保证Omnifocus里面的项目和上下文，以及任务设置都更加有效。就像有些人喜欢定期对房间进行断舍离一样，我也会在周回顾的时候，检视项目所有的内容，结合年度和每月的计划，根据目前的目标与职责范围，与自己沟通，对GTD系统进行断舍离，希望能通过一步步的优化，保证整个系统更加清晰合理。

回顾因为月度和季度回顾一直不太明白该如何进行，目前的主力军是周回顾。

最初的时候因为懒，所以想延长回顾的周期，经过一段时间的尝试，发现如果两周进行一次回顾，我也会容易遗漏掉一些重要的工作。另外最开始回顾的时间在4-5个小时，太过于拖沓，最后优化到2-3小时，在周六晚上进行。

周回顾的内容，除去一些执行性的任务，主要的总结整理到周回顾Excel表格里面。

执行

执行的环节，主要考验的是执行力。在执行的过程中利用好2分钟原则和番茄钟可以更好的提升效率。

我在做2013年全年计划的时候，给自己定的主题词是：执行力。因为一直懒癌患者，喜欢拖延，且不自信。所以有针对性的养成了跑步以及晨起的习惯，年底回顾的时候，状况已经大有改善。

然后当时会对每天的工作，做时间日志。这一方面的回顾一直没有开始，不过也对自己的精力规律有了大概的了解，在组织/处理的时候，可以结合使用。

以OmniFocus为核心的自我管理系统

Omnifocus系统设置

我个人的自我管理系统，核心是Omnifocus。关于Omnifocus的设置，对于职场小白和职责范围不是特别多的人来说，强烈推荐Oceannagirl的《工具控的福音》文章系列，介绍详细而且干货很多，特别是情境（Context）和透视（Perspective）的设置，有很大的启发。就不多说了，有兴趣的可以去看一下。

Omnifocus工具控的福音

每日执行清单（Flagged任务）

每天的执行清单（Todolist），遵循要事优先和搞定的原则。是除了Morning Ritual和Evening Ritual之外，主要的任务清单。

每天Evening Ritual的时候，会根据组织/处理阶段，分配的项目、上下文以及截止时间，对于一些常规性的任务比如整理今天市场的销售数据，以及需要重点跟进的最新的推广营销策略等工作，标上旗标。

每天的旗标任务数量在10个左右，最多的时候尝试过15个，但效率和执行完成度都不满意。这个可以根据每天任务的时间进行具体安排。

而且每个旗标都是一个承诺，一旦标上旗标，就意味着肯定要完成的任务。我最开始的时候没有理解这一点，一段时间下来，旗标变得形同虚设，短期的影响是任务完不成，长期的影响是自己对待承诺的态度，后果可想而知。

Morning Ritual

除了工作和休息日的时间，每天早晨和晚上这两块时间，如果利用好了，也是可以利用来进行自我管理的。特别是早上这段最不受打扰的时间，可以更好地与自己相处。

我每天的Morning Ritual

这是我每天的Morning Ritual。通过一些小任务，让自己清醒，保持健康。其中最核心的部分是“晨间日记”和“自我管理时间”。

自我管理时间：每个人的方式不同，我最主要的是阅读、听英文等适合早晨做的事情。哪怕只是听下音乐，拉伸下身体，也会很有帮助。

晨间日记：是从13年9月开始执行的，一年多的时间，每天坚持记录天气、心情、一些反思、人际交往和感悟等，也是蛮有意义的。

晨间日记

这是我经过一年多的实践，每天晨间日记的主要内容框架。有兴趣的可以看《晨间日记的奇迹》一书，然后根据自己的情况进行定制。

Evening Ritual

晚上相比早晨更容易受到打扰。对于上班族，临时性加班、社交娱乐都会占用大量的时间。同时晚间也是可利用的最大块的时间。

Evening Ritual主要也是由一些常规性的内容比如吃饭，洗漱这些，以及自我管理和回顾、计划组成。

自我管理：和每年每周的计划对应，在进行周回顾的时候对下周的主要任务进行计划。

回顾：是对当天的工作时间日志、消费支出、时间记录和每日清单进行回顾总结，内容整理到Evernote相对应的笔记本。

其中【每日回顾】是参照Jack Dorsey的每日清单，对自己一些生活的准则进行每日强化。

计划：是在Omnifocus中，对明天的任务根据重要紧急程度和精力情况分配上下文（context），标上旗标，并估计大约完成所需时间。

Weekly Review

周回顾是维持整个GTD系统顺畅最核心的环节。最初的内容是参考毒龙的程序人生，在1年多的实践过程中对内容进行不断的优化，以便更贴近年度的目标。

周回顾的意义在于：让我能在2-3个小时内，集中精力检视所有的事情，确认自己把最大的精力放到最重要的事情上，方向没有错，执行也没有拖延。最好能把平时的积累形成一股合力，朝着一个明确的目标一步步去实现。

年度计划

每年的年底会做第二年的年度计划。前几天学习着做了一个图形化的展示，这样每周回顾的时候会更加直观一些。

目前只有1年的计划，对于2-3年甚至更久的计划，还没有太明确的思路。

其他

Evernote、电脑文件对应的内容规则：为了让整个GTD形成更加紧密的一个系统，Evernote的笔记本和个人PC的电脑文件夹设置，都是从职责范围、自我管理、兴趣爱好这些角度出发，进行统一命名规则管理的。

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